Allgemeine Grundsätze

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt im Verein nach den Richtlinien der EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie des gültigen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Die Konformität zum Datenschutz im Umgang mit personenbezogenen Daten im Verein wird insbesondere durch ein Datenschutzmanagementsystem gewährleistet.

Mit dem Beitritt eines Mitglieds zum Verein erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung des Mitglieds gemäß Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DS-GVO). Der Verein darf beim Vereinseintritt alle Daten erheben (Aufnahmeantrag bzw. Beitrittserklärung), die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder erforderlich sind (siehe Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO).

Für die Nutzung von personenbezogenen Daten sowie auch von Fotos im Rahmen der Pressearbeit in den Print- und Online-Medien (Vereinshomepage, Social Media Plattform des Vereins) wird bei Bedarf eine separate Einwilligung eingeholt.

Rechte von Mitgliedern

  • das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,

  • das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,

  • das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,

  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,

  • das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO,

  • das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO und

  • das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO.

Pflichten der Funktions- und Amtsträger

Den Funktions- und Amtsträgern in den Organen des Vereins, allen ehrenamtlich und hauptamtlichen Mitarbeitern oder sonst für den Verein Tätigen ist es untersagt, personenbezogene Daten unbefugt zu anderen als dem jeweiligen zur Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck zu verarbeiten, bekannt zu geben, Dritten zugänglich zu machen oder sonst zu nutzen. Diese Pflicht besteht auch über das Ausscheiden der oben genannten Personen aus dem Verein hinaus

Beitritt zum Verein

Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf:

  • Vor- und Zuname

  • Geschlecht

  • Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort)

  • Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail)

  • Geburtsdatum

  • Bankverbindung

Jedem Vereinsmitglied wird zudem eine vereinseigene Mitgliedsnummer zugeordnet.

Die personenbezogenen Daten werden in einem sicheren EDV-System gespeichert, welches durch technische und organisatorische Maßnahmen vor einem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt ist.

Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein intern nur erhoben und verarbeitet, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

Austritt aus dem Verein

Beim Austritt von Mitgliedern werden alle gespeicherten Daten archiviert. Die archivierten Daten werden ebenfalls durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die archivierten Daten dürfen ebenfalls nur zu Vereins- bzw. verbandsinternen Zwecken verwendet werden.

Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung des Vereins betreffen, werden gemäß den steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu zehn Kalenderjahre ab der Wirksamkeit des Austritts durch den Verein aufbewahrt. Danach werden diese Daten gelöscht.

Übermittlung von Daten bei der Mitgliedermeldung

Als Mitglied des WLSBs ist der Verein verpflichtet, seine aktiven Mitglieder zweimal im Kalenderjahr zu melden. Die Datenweitergabe an den WLSB stellt eine Datenübermittlung i.S.d. §3 Abs. 4 Satz 2 Nr. 3 BDSG dar.

Übermittelt werden dabei keine personenbezogenen Daten.

Bei aktiven Mitgliedern mit besonderen Aufgaben bzw. Funktionen laut Vereinssatzung (Vorstandsmitglieder, Ausschussmitglieder), wird die vollständige Adresse mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie der Bezeichnung ihrer Funktion im Verein übermittelt.

Aktive Mitglieder, fördernde Mitglieder sowie Ehrenmitglieder werden nur statistisch, also ohne namentliche Meldung übermittelt.

Der Verein erklärt ausdrücklich bei Abgabe einer Mitgliedermeldung an den WLSB, dass die Daten ausschließlich für verbandsinterne Zwecke verwendet werden dürfen; eine Überlassung an Dritte ist untersagt bzw. bedarf der schriftlichen Einwilligung der Mitglieder des Vereins.

Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren.

Sonstige Übermittlung von Daten an Dachverbände

Als Mitglied des WLSB  kann der Verein zur Erfüllung seiner Aufgaben personenbezogene Daten bei folgenden Anlässen an den Kreisverband übermitteln:

  • Beantragung von Ehrungen nach der Ehrungsordnung: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, Ehrungshistorie

  • Anmeldung zu Lehrgängen des Kreisverbandes oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum

  • Anmeldung zu Fachtagungen und Veranstaltungen des Kreisverbandes oder weiterer Dachorganisationen: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum

Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren.

Pressearbeit

Der Verein informiert die Tagespresse über Prüfungsergebnisse und besondere Ereignisse. Solche Informationen werden überdies auf der Internetseite des Vereins veröffentlicht.

Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt.

Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder

Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein nach Satzung und/oder Geschäftsordnung eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass er die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Mitgliederdaten nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.

Hinweis auf Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Als Aufsichtsbehörde für die Einreichung von Beschwerden der Betroffenen zum Datenschutz steht der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit Baden-Württemberg zur Verfügung.

Die Beschwerde kann online unter

https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/beschwerde-online-einreichen/ eingereicht werden.

Datenschutzordnung als Anlage zur Satzung. Stand: 01.01.2019